Gestion locative · Charges
Régularisation des charges locatives 2026 : le guide du bailleur
Chaque année, le bailleur qui néglige sa régularisation laisse filer de l'argent réellement dépensé, ou s'expose à un litige évitable. Voici la méthode, les délais qui comptent et les erreurs qui coûtent cher.
La régularisation des charges, c'est la mise en face de deux colonnes : ce que le locataire a versé chaque mois en provisions, et ce que le logement a réellement coûté en charges récupérables sur l'année. Si les provisions dépassent les dépenses, vous remboursez ; si elles sont inférieures, vous appelez le complément. L'article 23 de la loi du 6 juillet 1989 impose de le faire au moins une fois par an. L'opération paraît simple ; c'est pourtant l'un des postes où les bailleurs individuels perdent le plus de temps et d'argent, faute de méthode et de calendrier.
La régularisation en un coup d'œil
- Fréquence légale1 fois / an minimum
- Base des charges récupérablesDécret n°87-713
- Décompte communiqué≥ 1 mois avant
- Justificatifs tenus à disposition6 mois
- Prescription de la créance3 ans
Ce que vous pouvez récupérer, et ce que vous ne pouvez pas
Le principe est souvent mal compris : la liste des charges récupérables est limitative. Le décret n°87-713 du 26 septembre 1987 énumère les dépenses refacturables au locataire, et rien d'autre. Tout ce qui n'y figure pas reste à votre charge, même si la dépense vous paraît légitime.
| Récupérable sur le locataire | À la charge du bailleur |
|---|---|
| Eau froide, eau chaude, chauffage collectif | Gros entretien et grosses réparations (art. 606) |
| Entretien des parties communes, électricité des communs | Honoraires de syndic imputables au propriétaire |
| Ascenseur (entretien courant, électricité) | Remplacement d'un équipement (chaudière, ascenseur) |
| Enlèvement des ordures ménagères (TEOM) | Travaux d'amélioration ou de mise aux normes |
| Rémunération du gardien : part encadrée | Assurance de l'immeuble, PNO, frais de gestion |
Le gardien est le piège classique. Selon qu'il assure l'entretien des parties communes et la sortie des poubelles, ou une seule de ces deux missions, la quote-part récupérable passe de 75 % à 40 % de sa rémunération. Une erreur sur ce poste, répétée d'année en année, finit par peser lourd, dans un sens comme dans l'autre. Et attention à ne pas confondre charges récupérables et dépenses de propriétaire : l'assurance PNO ne se refacture jamais au locataire.
Provisions ou forfait : deux régimes, deux logiques
En location vide, vous appelez presque toujours des provisions pour charges : une somme mensuelle estimée, ajustée à la réalité une fois par an. C'est ce régime qui impose la régularisation.
En location meublée, la loi autorise le forfait de charges : un montant fixe, non révisable en cours de bail et non régularisable. Il doit rester cohérent avec les charges réelles, sans être manifestement disproportionné. L'avantage est la simplicité ; l'inconvénient, qu'un forfait sous-évalué ne se rattrape jamais. Le choix du bon régime, dès la rédaction du bail, conditionne toute la mécanique des années suivantes.
Le réflexe qui paieAjustez le montant des provisions au moment de la régularisation. Si les charges réelles dépassent systématiquement les provisions, remonter le prélèvement mensuel évite au locataire un rattrapage brutal, et à vous une trésorerie qui court derrière les dépenses.
La procédure, étape par étape
1. Réunir les dépenses de l'exercice
En copropriété, la base est l'arrêté annuel des comptes voté en assemblée générale, appliqué à vos tantièmes. Isolez la part récupérable de chaque poste : le décompte du syndic distingue en principe récupérable et non récupérable, mais cette ventilation mérite une vérification ligne à ligne.
2. Établir le décompte par nature de charges
Le locataire a droit à un décompte par nature de charges : eau, chauffage, ascenseur, ordures ménagères, etc. Un montant global sans détail n'est pas conforme et fragilise votre appel de complément en cas de litige.
3. Respecter le préavis d'un mois
Le décompte doit parvenir au locataire au moins un mois avant la régularisation. Ce délai lui permet de demander les pièces justificatives, qui restent à sa disposition pendant six mois.
4. Solder le compte
Trop-perçu : vous restituez, ou vous imputez sur l'échéance suivante avec l'accord du locataire. Complément : vous l'appelez. Si le rattrapage porte sur plus d'un an de charges par votre fait, le locataire peut demander un étalement sur douze mois.
Vos régularisations partent en retard chaque année ?
Chez Open Door, la régularisation annuelle est intégrée à la gestion : décompte par nature de charges, préavis respecté, justificatifs archivés. Vous validez, nous exécutons.
Prendre un RDV téléphonique Découvrir la gestion locativeLes trois délais à ne jamais oublier
Le premier est la prescription triennale : vous disposez de trois ans pour réclamer des charges dues. Une charge de 2023 non appelée avant fin 2026 est définitivement perdue. La règle joue dans les deux sens : le locataire peut lui aussi réclamer sur trois ans un trop-perçu non restitué.
Le deuxième est le préavis d'un mois avant régularisation. Le troisième est la mise à disposition des justificatifs pendant six mois. Ne pas produire les pièces demandées, c'est prendre le risque qu'un juge écarte votre appel de charges.
Check-list régularisation
- Décompte par nature de chargesObligatoire
- Préavis avant régularisation1 mois
- Justificatifs consultables6 mois
- Ajustement des provisionsChaque année
- Fenêtre de réclamation3 ans max
Notre lecture, en tant que gestionnaire
La régularisation demande de croiser l'arrêté de copropriété, la ventilation récupérable / non récupérable, l'historique des provisions et le calendrier légal. C'est chronophage, c'est technique, et l'erreur se paie deux fois : en argent non récupéré, et en crédibilité perdue face à un locataire qui conteste un décompte mal ficelé. Beaucoup de propriétaires individuels finissent par ne plus régulariser du tout, ce qui revient à s'asseoir sur des charges sous-provisionnées et à fragiliser la relation locative. Dans notre gestion quotidienne en Île-de-France, c'est précisément ce travail de fond que nous absorbons : le bailleur valide un compte déjà instruit, plutôt que de courir après les calculs. Sur plusieurs lots et plusieurs exercices, c'est la différence entre des charges réellement recouvrées et un manque à gagner silencieux qui s'accumule.
Cet article est fourni à titre d'information générale et ne constitue pas un conseil juridique personnalisé. Les règles citées (loi du 6 juillet 1989, décret n°87-713 du 26 septembre 1987) correspondent à l'état du droit connu à la mi-2026 et sont susceptibles d'évolution. Pour une situation particulière, rapprochez-vous d'Open Door ou d'un professionnel du droit.